Flotte d’entreprise
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Flotte d’entreprise

> La « Car Policy » : un enjeu stratégique

> La télématique embarquée comme outil de gestion

> Le véhicule de fonction comme outil de valorisation

> Les indemnités kilométriques, une fausse bonne idée

 

La « car policy » : un enjeu stratégique

La Car Policy définit la politique automobile globale d’une entreprise :

• Elle désigne les collaborateurs qui bénéficieront d’un véhicule de fonction ;

• Elle sélectionne les modèles les plus judicieux selon un mix valorisation/image/coût ;

• Elle définit les conditions et modalités d’utilisation des véhicules.

Dans les grandes entreprises, la Car Policy se construit entre la direction générale, la direction financière, le service « Achats », les RH et les différents départements des collaborateurs concernés. L’objectif étant de satisfaire les besoins de chacun en fonction de son statut et de ses activités professionnels, tout en respectant l’image de l’entreprise et la maîtrise des dépenses.

 

Un mode d’emploi à respecter

La Car Policy nécessite une définition claire de la politique d’attribution et d’utilisation des véhicules. Les droits et obligations de l’employé comme de l’employeur doivent être inscrits dans un contrat, une charte ou un règlement qui indique par exemple :

Les règles d’attribution : qui est éligible et pour quel type de modèle ? Le véhicule est-il inclus dans la rémunération ? Pour quelle usage : professionnel et/ou personnel ?

La zone géographique où l’utilisation du véhicule est autorisée ;

Les règles de sécurité et les interdictions (alcool, drogues…) qui impliquent la responsabilité du conducteur ;

Les règles en cas d’utilisation privée : la conduite est-elle autorisée le week-end ou en période de vacances ? Pour combien de kilomètres autorisés par an ? Le conjoint ou un collègue désigné peut-il utiliser le véhicule ?

Les procédures à suivre pour l’entretien et en cas de vol, de panne ou d’accident.

 

La télématique embarquée comme outil de gestion

Inséré à bord du véhicule, le boîtier de télématique embarquée est un dispositif électronique qui remonte les informations de localisation et les données du moteur. Ce système est capable de transmettre l’emplacement géographique, la distance parcourue, la voie empruntée, le temps de conduite ou d’arrêt du véhicule, mais aussi le niveau d’huile, la jauge de carburant et le niveau d’usure des freins.

Ces informations sont transmises à une plateforme informatique gérée par un intégrateur spécialisé, tandis que le reporting est accessible en temps réel sur l’interface dédiée de l’entreprise.

En consultant l’historique des itinéraires, le temps passé sur la route, les heures de départ et d’arrivée, l’entreprise a ainsi les moyens d’optimiser les déplacements de ses salariés, d’améliorer la gestion des tournées de livraison et, finalement, d’améliorer la qualité du service.

 

Le véhicule de fonction comme outil de valorisation

Intégré à la stratégie de rémunération globale de l’entreprise, le véhicule de fonction reste une solution judicieuse pour valoriser les collaborateurs ou bonifier un poste lors d’un recrutement.

En effet, bénéficier d’un véhicule pour ses déplacements professionnels mais aussi personnels reste un privilège et un avantage toujours très plébiscités pour les collaborateurs. « C’est la star des benefits. Pour nombre de collaborateurs, toutes générations confondues, la voiture fait briller les yeux, bien plus qu’une complémentaire retraite ou une prévoyance santé ! » souligne Darius Beretta, directeur stratégie & politique de rémunération chez Hay Group.

 

Quel impact financier pour l’entreprise ?

En plus des coûts directs (achat ou location, assurance, carburant, entretien), l’entreprise doit aussi assumer les coûts indirects : taxe sur les véhicules de société, taxe professionnelle, impôt société sur les coûts non déductibles, charges sociales patronales sur le montant de l’avantage en nature…

Toutefois, tous les spécialistes s’accordent sur le fait que, lorsque le salarié parcourt beaucoup de kms dans le cadre de son travail, la voiture de fonction reste une solution gagnante et moins contraignante que le remboursement d’indemnités kilométriques.

 

Les indemnités kilométriques, une fausse bonne idée

Au lieu d’acheter ou de louer des véhicules de société, certaines entreprises préfèrent verser des indemnités kilométriques (IK) à leurs collaborateurs qui utilisent une voiture personnelle pour effectuer des déplacements professionnels.

Selon l’Observatoire du véhicule d’entreprise, si le recours au système des IK a tout son sens dans le cas d’utilisation très ponctuelle, il est peu défendable s’il est utilisé massivement, car :

• Les kms facturés par les collaborateurs seraient surestimés de 30% selon les entreprises qui ont basculé d’un système d’IK à un système de véhicules de société. Ces mêmes entreprises auraient vu leurs coûts de transport baisser de 40 à 60%.

• Le traitement administratif des notes de frais est lourd et coûteux.

• Le choix du véhicule est laissé à l’initiative du collaborateur, ce qui engendre souvent un effet négatif sur le barème de remboursement.

• L’entreprise ne maîtrise pas son image : le collaborateur peut rouler dans une voiture en mauvais état ou, au contraire, dans une voiture trop démonstrative.

• Le collaborateur, qui s’habitue à bénéficier d’un complément de rémunération, risque de négliger l’entretien de sa voiture, mettant sa vie en danger.

 

 

Yves Guérin

 

Principales sources utilisées :

Observatoire du véhicule d’entreprise, pro-moove.total.fr, Les Echos.

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