Réussir son séminaire d’entreprise
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Réussir son séminaire d’entreprise

> Pourquoi organiser un séminaire ?

> Les clés d’une incentive réussie

> Bien choisir le lieu de son événement

> Booster la motivation dans l’entreprise

 

 

Qu’il s’agisse de l’annonce d’un plan stratégique, de la présentation d’un nouveau produit ou d’un nouveau process commercial, d’une opération de motivation ou encore d’une formation sur de nouveaux outils…, un séminaire professionnel doit incarner et rendre tangible un message qui, au final, est destiné à insuffler une dynamique positive. Ce qui suppose de travailler sur la forme avec un site d’accueil favorable, une logistique irréprochable, une animation et des activités propices, et sur le fond via un discours positif parfaitement élaboré.

 

Pourquoi organiser un séminaire ?

Depuis toujours, le séminaire d’entreprise a constitué un outil de management stratégique en matière de ressources humaines. Il permet notamment de réunir les forces vives afin de leur transmettre la vision de l’entreprise, la feuille de route à plus ou moins long terme et les moyens d’atteindre ces objectifs. Intention affichée : développer l’implication des collaborateurs.

 

Les différentes formes de séminaires

Le séminaire de formation

Il permet de développer les savoir-faire, les compétences professionnelles et personnelles des collaborateurs, afin de les rendre à la fois plus performants et plus épanouis.

 

Le séminaire d’intégration

D’une part, il permet une prise de contact informelle entre les collaborateurs en poste et les nouveaux arrivants. D’autre part, il permet de convaincre ces derniers qu’ils ont fait le bon choix en leur donnant une meilleure visibilité, notamment sur les valeurs et la culture de l’entreprise.

 

Le séminaire incentive

Il s’agit clairement d’entretenir et de développer la motivation des collaborateurs tout en renforçant la cohésion des équipes. Cela passe par des stages de team building via des challenges sportifs, culturels, artistiques ou créatifs, des jeux, des voyages, des séances de récompenses… Les activités de team building participent au développement de qualités qui servent le collectif : l’échange, la complicité, l’entraide, la contribution au succès, la cohésion d’équipe, la solidarité face à la défaite, le comportement devant le challenge et la nouveauté.

A l’heure où les échanges entre les collaborateurs sont de plus en plus virtuels, ces challenges permettent de palier en partie au phénomène de déshumanisation du travail en favorisant le contact humain et le relationnel. En conclusion, ce type de séminaire engendre adhésion et fidélisation, cohésion d’équipe, motivation et stimulation des performances.

 

Le séminaire de valorisation

Il est proposé aux équipes commerciales (…ou pas) les plus méritantes, le plus souvent dans des sites atypiques et dépaysants, en guise de récompense.

 

Le séminaire de management

Il est destiné à améliorer les compétences managériales des cadres : formation au leadership, à la gestion des ressources humaines, au management participatif, à la budgétisation, à la gestion de projets….

 

Le séminaire de direction

Il réunit les dirigeants et les cadres supérieurs pour faire un diagnostic de la situation interne et externe de l’entreprise, définir les nouvelles orientations, la nouvelle stratégie, les nouveaux objectifs, les actions globales à mettre en œuvre.

 

Le séminaire événement

Il concrétise un anniversaire, une fin d’année, une fusion acquisition, une ouverture d’agence ou de filiale…

 

La convention d’entreprise

Elle réunit l’ensemble ou une partie du public interne : force de vente, comité de direction, services supports, filiales… et éventuellement externe : réseau de distributeurs, clients, fournisseurs pour informer et fédérer autour d’une thématique.

 

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7 raisons d’organiser des séminaires d’entreprises

Si, hier, les séminaires avaient pour principal objet de faire passer un message en formulant des objectifs précis et détaillés, aujourd’hui, il s’agit avant tout de donner un sens à l’engagement collectif et de placer l’humain au coeur de l’entreprise. Aussi, la tendance est à l’organisation d’événements fédérateurs en vue de créer un esprit d’équipe autour d’une expérience et d’un objectif commun.

 

1) Rassembler les troupes

Les collaborateurs n’ont pas souvent l’occasion de se retrouver tous ensemble. Le séminaire donne l’opportunité de réunir et de fédérer les troupes, de pouvoir échanger de façon informelle pour faire plus ample connaissance. Des informations s’échangent, des compétences et des expériences se partagent, des liens se créent.

 

2) Donner le sentiment d’appartenance

Les séminaires favorisent la cohésion d’équipe en facilitant les relations et en apaisant les tensions qui pourraient altérer la qualité du travail. C’est l’occasion de mixer les équipes en permettant à des collaborateurs issus de différents services, ou occupant divers niveaux hiérarchiques, d’échanger et d’apprendre à se découvrir et à mieux se connaître. Ces interactions produisent des liens et créent chez chaque membre un sentiment d’appartenance au groupe.

 

3) Améliorer la communication interne

Lors d’un séminaire, les rangs hiérarchiques ont tendance à s’estomper et les collaborateurs se rapprochent les uns des autres indépendamment des fonctions qu’ils occupent au sein de l’entreprise.

 

4) Faciliter le « travailler ensemble »

Le séminaire propose souvent des ateliers et des groupes de discussion qui favorisent le « travailler ensemble ». Créer des engagements communs et renforcer la cohésion d’équipe améliorent le bien-être des collaborateurs et, par voie de conséquences, leurs performances.

 

5) Booster le moral des équipes

Le séminaire d’entreprise permet aux participants de se détendre et de se ressourcer sur le plan physique, émotionnel et intellectuel. Pour eux, c’est un moment propice pour faire le plein de motivation.

 

6) Valoriser le capital humain

Dans l’entreprise, les salariés ont besoin de reconnaissance par rapport aux efforts fournis. Rassembler les collaborateurs lors d’un séminaire est un bon moyen de les récompenser pour leur engagement en leur offrant un moment privilégié de détente, une parenthèse conviviale. C’est une façon de montrer que l’on est satisfait du travail effectué par les équipes.

 

7) Apporter une information stratégique

Nouvelle organisation, nouveau produit, évolution de la politique commerciale…, nombreuses sont les raisons d’organiser un séminaire pour délivrer un message. Le fait de réunir les collaborateurs hors les murs permet d’expliquer plus efficacement et de répondre plus sereinement aux objections qui pourraient être soulevées. Pour les collaborateurs, c’est l’opportunité de comprendre et d’appréhender les évolutions de l’entreprise et de son environnement. Pour les managers, c’est l’occasion de faire prendre conscience aux salariés des changements qui s’opèrent dans l’entreprise. Le séminaire permet ainsi de vivre ces évolutions de manière collective afin de pouvoir mieux les intégrer. Le message sera beaucoup mieux perçu, compris et accepté qu’une simple note de service.

 

Les principaux motifs de séminaire

Informations/Annonces : 52%

Motivation collaborateurs/réseau : 30%

Fidélisation/ stimulation : 12%

Comité de direction : 12%

Lancement de produit/service : 7%

Formation : 6%

Relations presse ou publiques : 1%

 

Le concept du « peloton »

Tous les experts en management sont d’accord pour dire que les stratégies d’entreprise doivent privilégier une collaboration plus étroite entre les salariés et les dirigeants. Par ailleurs, pour progresser dans le contexte actuel, les entreprises doivent être de plus en plus agiles et collaboratives. Ce qui suppose, entre autres, d’impliquer tous les services et tous les collaborateurs, et non pas seulement les départements des ventes et du marketing.

En d’autres termes, les entreprises ne peuvent plus rester compétitives avec des méthodes de management désuètes et obsolètes, et des challenges commerciaux classiques.

 

Trois exemples de bonnes pratiques

Elargir la cible des challenges à l’ensemble du « peloton »

Pendant longtemps, les challenges ont été réservés aux Top performers, délaissant les moins compétitifs. Pratique « has been » : les meilleurs commerciaux resteront toujours les meilleurs commerciaux et l’entreprise n’aura pas fait progresser l’ensemble de son équipe. Aujourd’hui, il est plus vertueux et productif de booster l’engagement du « peloton », c’est à dire 90 à 100% des commerciaux de l’entreprise. Pour cela, il faut définir des objectifs intermédiaires et rendre le challenge à la fois mobile (avec des paliers) et accessible pour permettre à chacun de se sentir concerné et motivé.

Ce qui suppose un plan d’animation quasi permanent pour maintenir l’engagement sur toute la durée. Adam Havel, directeur du Pôle Stimulation d’Edenred France insiste : « Les techniques de communication on-line permettent désormais un accès permanent à l’évolution des performances commerciales et d’ultra-personnaliser les communications de relance ».

 

• Faire le pari de l’intelligence collective

Pour rester compétitives, les entreprises sont tenues d’innover et, pour cela, doivent d’abord se baser sur l’intelligence de leurs propres salariés. Or, dans une récente chronique pour journaldunet. com, Leslie Tedgui, diplômée de la Sorbonne et de la City University London, relève que : « les collaborateurs ont souvent le sentiment que leurs idées sont peu prises en compte et analysées. Ils se désintéressent alors des programmes d’innovation car ils sont persuadés qu’ils ne seront pas récompensés ou reconnus pour leurs bonnes idées ». C’est pourquoi, elle préconise de mettre en synergie et de valoriser les idées de chacun, de mettre en application les propositions les plus prometteuses. En favorisant l’émulation collective, l’entreprise créera ainsi un environnement favorable à l’innovation là où le management classique peut paralyser les initiatives. Pourquoi alors ne pas créer un challenge interne de l’innovation ?

 

• Favoriser la collaboration

Les outils évoluent : gestion de projets, travail collaboratif, fab lab d’entreprises, partenariats public/ privé… : « La valeur se crée de plus en plus dans la capacité à travailler ensemble et à favoriser la fluidité des relations entre des acteurs d’horizons différents », rappelle Leslie Tedgui. Aujourd’hui, le fait de s’appuyer sur des solutions collaboratives pour inventer des solutions d’optimisation des process, réduire des coûts…, constitue l’une des clés de différenciation et de performance de l’entreprise.

Aussi, la promesse d’incentive figure parmi les leviers à activer pour favoriser cette émulation et stimuler l’esprit collaboratif.

 

Séminaire, les 6 erreurs à éviter

1) L’absence de thématique

Les participants doivent savoir concrètement pourquoi ils se déplacent : que vont-ils apprendre ? Qui seront les intervenants : interne, externe, réseautage ?

2) S’y prendre au dernier moment

La préparation débute souvent plusieurs mois avant le jour J car il est nécessaire de planifier rigoureusement les grandes étapes de validation et de préparation avec les différents prestataires : hébergement, traiteur, équipements, animation…

3) Rester dans son bureau

La réussite d’un événement passe en grande partie par le choix du site et son adaptabilité au programme. En négligeant le repérage de certains sites potentiels, on passe souvent à côté de lieux originaux qui pourraient être en lien avec le projet. Aussi, il est conseillé de sélectionner au moins trois sites en adéquation avec l’événement et de visiter chacun d’eux. Les brochures et les photos sur Internet ne seront suffi santes que s’il s’agit d’un réceptif très éloigné de l’entreprise.

Pour mettre en concurrence les établissements sélectionnés, il faudra établir un cahier des charges avec la date, le nombre de personnes, le budget, les contraintes d’hébergement et de restauration, le programme, les formats de prise de parole (réunion, ateliers), les installations techniques, la signalétique, les supports d’affi chage, les animations, les soirées….

4) Négliger la logistique

La logistique, garante de la fl uidité et de la bonne expérience des participants, s’applique sur trois points majeurs :

Les invitations : En effet, la logistique est en charge des envois et des validations de participation. Or, aujourd’hui, elles se font principalement au format mail ou newsletter. Un premier envoi se fait environ un mois avant l’événement puis deux rappels sont prévus : à moins deux semaines et moins une semaine. Pour valider leur inscription, les invités ont deux possibilités : un retour de mail ou une validation sur la plateforme d’inscription.

Le dispositif d’accueil : Cela comprend l’accueil en gare ou à l’aéroport, la signalétique, les vestiaires, la remise des badges et des programmes, le management du dispositif hôtesses.

Le traiteur : il doit avoir un espace dédié facilement accessible, suffi sant et proportionnel au nombre d’invités.

5) Ne pas communiquer

Dans le cas d’un événement professionnel « ouvert », c’est à dire non exclusivement dédié à l’interne, la communication est primordiale pour faire rayonner l’événement et maximiser les participations. Cela passe par des campagnes de publicité traditionnelles (affi chage, journaux, radio…), des campagnes mails et des relations presse.

6) Ne pas être au Top le jour J

Si 80% du travail et de la réussite de l’évènement résident dans la préparation en amont, le jour J reste le point culminant du projet. Le pilote de l’événement (Event manager) doit être sur le pont à 120%, prêt à prendre toutes ses responsabilités : accueillir les prestataires, veiller au bon déroulement du programme, régler les problèmes techniques, épauler ses collègues, aiguiller et placer les participants, gérer les imprévus…

Il est fortement recommandé de se rendre sur le lieu de l’événement un jour avant l’arrivée des participants pour vérifi er la logistique et faire le point sur les installations.

 

Les clés d’une incentive réussie

Le séminaire comme outil de séduction

Pour les collaborateurs invités, un colloque, un congrès, une incentive, un séminaire, constituent souvent un temps fort qui restera ancré dans leur mémoire. La participation à cet événement fl atte l’égo du salarié qui se sent privilégié et reconnu par ses dirigeants. Ravi d’y participer, il est plus enclin à l’écoute et à l’adhésion.

 

 

Le digital au service des incentives

Aujourd’hui, il s’agit d’animer et de faire vivre l’événement en amont et au-delà du jour J : on suscite l’envie, on fait participer les invités, on fait durer l’aventure. L’objectif est de créer une véritable « expérience invité » autour de l’événement et de provoquer l’engagement des participants. Bien utilisée, la communication digitale constitue ainsi une vraie valeur ajoutée pour l’organisateur comme pour le participant.

 

L’expérience au coeur de la stratégie

Aujourd’hui, la tendance est donc aux applications mobiles qui enrichissent l’expérience des participants, changent les codes de communication dans l’organisation des évènements et, surtout, séduisent les jeunes générations. « Là où nous avions une communication exclusivement descendante, nous avons désormais une communication basée sur l’échange et la participation » explique Fanny Scherler, spécialiste webmarketing et réseaux sociaux chez Corpo’Events. Une fois de plus, l’heure est donc au partage, à l’échange, à l’instantané.

D’un point de vue organisationnel, les applications mobiles simplifi ent et optimisent la logistique. Du point de vue de l’animation, ils permettent de faire vivre l’événement en temps réel sur le web et les réseaux sociaux en fédérant une communauté.

Avant l’événement, la création d’un espace web dédié donne vie à l’événement plusieurs semaines avant le jour J et permet de mettre en exergue les informations importantes telles que le programme, les intervenants, l’accès, les photos du lieu. Les réseaux sociaux sont également très utilisés pour favoriser le relais et le partage des informations. Enfi n, l’Event manager peut aussi opter pour une application qui lui permet de promouvoir son événement, recruter les participants, proposer un formulaire d’inscription….

Pendant l’événement, le digital permet d’enregistrer les participants, d’informer en temps réel, de dynamiser les animations et de placer ainsi les participants au coeur de l’événement via leur Smartphone. Diverses applications permettent d’enrichir l’expérience visiteur : le Digital Wall et le Social Wall transmettent en direct les réactions et/ou les photos des participants sur un écran géant, le Community Wall affiche en temps réel l’activité d’un hashtag sur les réseaux sociaux ; via le Live streaming, on peut impliquer les absents en les plongeant au cœur de l’événement…

Tous les participants sont mis en relation et peuvent ainsi échanger cartes de visite et coordonnées. C’est également l’occasion de collecter des informations pour enrichir les bases de données de l’organisateur.

Après l’événement, le digital offre la possibilité de prolonger l’événement grâce au partage des photos et vidéos sur l’espace web dédié. Des applications permettent d’analyser les impressions des participants et de poursuivre l’expérience. Elles permettent également de mesurer les résultats afin de les optimiser sur le prochain événement.

Bien sûr, ces applications, plus ou moins sophistiquées, doivent être adaptées à la cible mais aussi à l’image de marque de l’entreprise. Enfin, l’intégration du digital nécessite de prendre certaines mesures sur site, notamment en termes de connexion wifi et de sécurité des données.

 

Bien choisir le lieu de son événement

Quel que soit le format du séminaire, le choix du site joue un rôle primordial dans la réussite de l’événement. Or, les sites potentiels sont nombreux et divers. Pour les solutions traditionnelles, cela va de la petite salle de réunion pour 10 personnes dans un centre de conférences à l’auditorium de 200 places dans un centre des Congrès, en passant par la salle de réunion privative dans un hôtel. Pour les solutions plus insolites, le choix est aussi large.

 

 

La question à se poser : quel est l’objectif du séminaire ?

En effet, on ne choisira pas le même site pour organiser un team building ou une formation. Pour le premier, on recherchera un endroit atypique, plutôt « au vert » où l’on pourra pratiquer des activités sportives, artistiques ou culturelles. Pour la formation, on privilégiera des salles de réunion modulaires et parfaitement équipées.

Dans les deux cas, il faudra combiner en un même lieu : hébergement, restauration, salles de réunions et possibilités d’animation (soirées, activités ludiques et récréatives…).

 

Prix et accessibilité sont les premiers critères

Une étude réalisée par Coach Omnium révèle les principaux critères qui guident les entreprises dans le choix de leur lieu de séminaire :

• Accessibilité, localisation, rapidité de transport 83 %

• Prix (le moins cher ou le plus proche du budget prévu) 72 %

• Capacités (salles, hébergement) 68%

• Originalité, typicité 32%

• Bonne réactivité commerciale souplesse, adaptation 21 %

• Habitudes 17%

• Image du prestataire 6%

Source : Coach Omnium 2015

 

Sélectionnez un site en cohérence avec le thème

S’il s’agit de fêter un succès commercial ou un lancement de produit, il est nécessaire d’opter pour un site et une destination à la hauteur de l’événement. En revanche, s’il s’agit de rassembler la force de vente pour redynamiser une activité en berne dans un contexte morose, mieux vaut jouer la carte de la sobriété.

 

Prenez en compte le profil des participants

Le profil du groupe (force de vente, encadrement, réseau de distributeurs…), les classes d’âge, la typologie hommes/femmes… ont leur importance dans le choix du site. Selon les cas, les participants n’auront pas les mêmes attentes ni les mêmes intérêts. Dans son hors série « Solutions Motivation 2017 », la revue ActionCo donne un exemple : « Il peut être maladroit d’inviter une force de vente plutôt féminine dans un séminaire au Mans, sur le circuit des 24 Heures ».

 

Choisissez les bonnes configurations

Les séminaires et autres événements sont souvent découpés en deux parties : la réunion plénière, plutôt formelle, et les ateliers, plus interactifs. Aussi, il sera nécessaire de disposer d’une salle plénière et d’espaces amovibles pour réunir les commissions. Ces salles seront de préférence de plain-pied, lumineuses et insonorisées.

 

Misez sur un séminaire original dans un site atypique

Un séminaire sera d’autant plus mémorable qu’il proposera un lieu insolite : château, théâtre, loft, péniche, ateliers d’art, cabane dans les arbres, site éco-responsable…, autant de cadres atypiques qui favoriseront une atmosphère propice à la création, à la concentration et à l’esprit d’équipe.

La participation d’intervenants extérieurs : coach sportif, journaliste, explorateur, écrivain, philosophe… complétera le côté original et prestigieux du séminaire. Et pourquoi pas des comédiens d’improvisation pour pimenter les réunions de travail un peu trop calmes ?

 

Thématiques & idées pour des séminaires-incentives

A la mer : la voile, le surf, le canoë, le kite surf, le paddle, le flyboard, le ski nautique ;

A la montagne : les randonnées, les parcours aventure, à pied ou en VTT, l’escalade, le rafting, le canyoning ;

Nature & détente : les ateliers relaxation (yoga, méditation, gestion du stress), les cours de cuisine, les ateliers théâtres, les spas & thalasso…

Ludique & sportif : les jeux de team building, les défi s créatifs, les escapes games, les olympiades d’entreprise, les team trophy, les bootcamp (survie en milieu naturel), les courses d’orientation, les serious game, les eco-challenge, les matchs d’improvisation, les murder party….

En ville : les visites guidées en hoverboard, les chasses au trésor, les casinos ;

A la campagne : la gastronomie locale, l’oenologie, la visite de caves, de fabriques de fromages, de foie gras ;

Evènements locaux : les festivals, les événements culturels ou sportifs typiques comme la pelote basque, le rugby, la pétanque, les chants corses…

A éviter : les parcours accrobranche, le karting, le paint-ball, le laser-game… trop individuels ou conflictuels et peu propices pour fédérer les collaborateurs.

 

Et demain ?

Dans un futur proche, l’intelligence artificielle s’immiscera dans le monde événementiel avec la réalité virtuelle, la réalité augmentée, les bracelets intelligents ou les hologrammes…, en évitant les robots-hôtes pour accueillir les invités.

 

Booster la motivation dans l’entreprise

Entretenir en permanence un mental offensif et l’esprit de conquête pour garder une dynamique de performance dans l’entreprise, c’est le rêve de tout manager.

 

Les 12 leviers de la motivation au travail

Thierry Pacaud, Coach, psycho-praticien en PNL et Président du Cercle pour la Motivation a établi une liste de 12 leviers qui motivent les collaborateurs en entreprise :

• Ma mission et mes objectifs sont explicites, compris et acceptés,

• Mon rôle a du sens pour moi et pour l’entreprise,

• J’ai les moyens nécessaires pour assurer ma mission,

• Je travaille sur des sujets qui m’intéressent,

• Je suis responsabilisé(e) dans mon activité,

• Je reçois des signes de reconnaissances réels régulièrement,

• Mon manager m’écoute et est disponible,

• Je sens que mon manager a confiance en moi,

• J’ai le droit à l’erreur et à l’expérimentation,

• Je bénéficie d’une autonomie suffisante dans mon travail,

• Les interactions avec mes collègues sont bonnes,

• On encourage mon développement : mes compétences, mon statut.

 

Les facteurs démotivants

L’Étude 2014 « diagnostic de la motivation dans les entreprises françaises » réalisée par le Cercle pour la Motivation, cite cinq critères de démotivation.

Par ordre décroissant :

• La gouvernance et la stratégie de l’entreprise,

• Le management de proximité, pas toujours compétent pour donner du sens au travail, animer et motiver son équipe,

• L’impossibilité d’améliorer son statut et ses compétences,

• Les conditions financières.

 

Motiver les équipes via les avis clients

Pour mettre en oeuvre une stratégie de motivation des collaborateurs, il existe une méthode trop souvent oubliée : les feedbacks clients. Ceux-ci fournissent de nombreux enseignements sur le niveau de satisfaction, d’attente ou de désagrément de la clientèle.

Bien utilisés par les managers, les retours positifs serviront à valoriser et à motiver les collaborateurs concernés en montrant que leurs efforts impactent concrètement la satisfaction client. Tandis que les retours négatifs, s’ils sont interprétés intelligemment, permettront d’impliquer les autres, de les pousser à « faire mieux la prochaine fois », de tracer les marges de progression, de procéder à des formations de mise à niveau.

Dans tous les cas, les feedbacks clients donnent de la valeur et du sens aux collaborateurs car ils n’émanent pas de la hiérarchie.

Le conseil du JDP : Proposez des incentives ou un « Trophée de la relation client » aux collaborateurs qui auront eu les meilleurs résultats en matière de satisfaction client.

 

Comment motiver les commerciaux chevronnés et la génération Y ?

Si, les premières années, les séminaires à Ibiza ou les challenges assortis de cadeaux peuvent satisfaire et séduire les jeunes managers et les jeunes commerciaux, il n’est pas sûr qu’à la longue, l’attractivité soit toujours suffi sante pour des collaborateurs expérimentés et plus matures. Sans compter que les leviers de motivation de la génération Y ont tendance à changer et que les dotations seules ne suffi sent plus à créer la motivation.

Les anciens modèles d’incentive deviennent obsolètes.

Le sens du travail devient primordial et, comme l’explique Christophe Fournier, professeur en management à l’IAE de Poitiers : « Je suis persuadé que la motivation vient de l’intérêt du travail. L’épanouissement d’un commercial dépend de la stratégie de l’entreprise, du potentiel du territoire confié, de la pertinence du produit à vendre ». Autrement dit, ce sont plutôt les valeurs intrinsèques du job : éthique, ambiance, création de valeur, qualité de la relation client…, qui motivent les plus performants et les plus autonomes, compte tenu qu’ils savent très bien ce qu’ils ont à faire pour garantir leur niveau de rémunération.

 

 

Yves Guérin

 

Principales sources utilisées :

ActionCo.fr, Blog Bird Office, BizzMeeting, corpo-events.fr, Top-Assistante, Cercle pour la motivation

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