Tourisme & affaires
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> Les destinations en vogue
> Le voyage comme signe d’ouverture à l’autre
> La communication par l’évènement
> Organiser un évènement dans l’espace public

 

Les destinations en vogue

Un changement dans les préférences

En 2015, c’est Istanbul qui se place en tête devant Rome pour les destinations préférées des voyageurs du monde entier. Le 6e classement annuel réalisé par TripAdvisor (260 millions de visiteurs uniques mensuels) se base, non pas sur le nombre brut de touristes visitant une ville ou un pays, mais sur un algorithme qualitatif qui prend en compte des millions d’avis et d’opinions considérés à forte valeur ajoutée laissés par les visiteurs sur les hôtels, les restaurants, les attractions et cela sur une période de 12 mois. Par exemple, si Paris reste la première destination du monde (32.4 millions en 2014), la capitale se place au 7e rang dans le Top 25 mondial. Même si l’Europe reste le continent le plus attractif avec 11 villes phares, l’Asie a largement progressé l’année dernière avec 6 destinations phares :

 

Top 12 des principales destinations mondiales :

1. Istanbul
2. Rome
3. Londres
4. Pékin
5. Prague
6. Marrakech
7. Paris
8. Hanoï (Vietnam)
9. Siem Reap (Cambodge près du Temple d’Angkor)
10. Shanghai (Chine)
11. Berlin
12. New York

 

Top 5 des pays les plus visités (2014) :

1. France
2. Italie
3. Espagne
4. Chine
5. Etats-Unis
Source : TripAdvisor

 

Les principales destinations en 2015

Derrière le Top 5 des pays les plus visités (must see), de nouvelles destinations intéressent de plus en plus les touristes français et étrangers ainsi que le reflètent les classements conjoints de sites comme TripAdvisor, Skyscanner ou Lonely Planet. C’est le cas notamment pour les 18 destinations suivantes :

 

Myanmar (Birmanie)

La Birmanie connait un essor considérable depuis le retrait partiel du pouvoir de la junte militaire du pays. Le tourisme dans ce pays extraordinaire connait un boom incroyable même si l’offre ne rencontre pas toujours la demande. Certains de ces sites sont parmi les plus féeriques au monde comme la fabuleuse cité en ruine de Bagan ou l’étincelante Paya Shwedagon. Déjà Rudyard Kipling disait en 1898 que «La Birmanie, un pays qui est différent de tout ce que tu connais».

 

Mykonos (Grèce)
Depuis les années 60, Mykonos est la star incontestable du tourisme en Grèce avec son village étincelant de blancheur coiffé de ses célèbres moulins à vent, mais aussi avec ses plages paradisiaques, son atmosphère déchaînée en été où l’on ne va pas vraiment rechercher le calme. On vient ici pour faire la fête toute la nuit, bronzer le jour sur certaines des plus belles plages de Grèce et déambuler dans les rues d’une des plus belles villes au monde.

 

Islande

L’Islande c’est avant tout de splendides paysages naturels forgés par la glace et le feu avec ses geysers d’eau chaude, ses piscines géothermiques naturelles, ses champs de lave, ses rivages de sable noir, ses nombreuses rivières à passer au gué. Partir à la découverte de la partie nord ou du sud de l’île c’est en avoir plein les yeux et s’attendre à voir défiler les 4 saisons en une seule journée. La capitale islandaise Reykjavic présente également de multiples centres d’intérêt, ainsi qu’une atmosphère le week-end de douce folie entre les concerts improvisés et les boutiques originales.

 

Brésil

Le Brésil bénéficie toujours de l’effet « Coupe du monde 2014″ mais aussi d’une attraction certaine pour les futurs Jeux Olympiques de Rio prévus en 2016. Cette destination de rêve est l’apanage des voyageurs en quête d’expériences mythiques avec un pays de métissage, de fête, de rythmes envoûtants avec notamment le célèbre carnaval de Rio, les plages de Copacabana et d’Ipanema ou encore ses clubs de samba. C’est aussi un paradis tropical synonyme d’évasion avec ses 8 000 km de côtes spectaculaires, sa nature sauvage avec la forêt amazonienne, le Pantanal, les chutes d’Iguaçu ou encore Salvador de Bahia.

 

Panama

Visiter le Panama est un véritable voyage dans l’histoire moderne. Alors que le Canal de Panama a fêté l’année dernière son centenaire avec ses 80 km de long, ce petit pays offre de superbes sites de plongée et de pêche en haute mer ainsi que de nombreux vestiges associant sa culture indienne d’origine et l’héritage colonial espagnol. A voir également l’île de Taboga (ou île des fleurs) avec ses colonies de pélican, ou encore l’archipel de San Blas et ses 378 îles le long de la côte caribéenne.

 

Nouvelle Calédonie

Au cœur de l’océan pacifique, la Nouvelle-Calédonie et sa capitale Nouméa est une destination atypique aux multiples visages. Le «Caillou» qui s’étire sur 500 km en passant par les îles Loyauté offre à l’intérieur une chaîne montagneuse avec des paysages d’une diversité inattendue et deux côtes offrant des plages paradisiaques et des eaux cristallines bercés tout au long de l’année par de doux alizés et un soleil lumineux.

 

Seoul (Corée du Sud)

La capitale de la Corée du Sud est une mégapole dynamique, colorée et généreuse à découvrir. Elle se distingue par son charme, son effervescence et un développement ultra-rapide. Parmi les sites et quartiers à voir : la Namsan (ou N Seoul) Tower : un grand classique à voir de nuit ; Insadong le marché traditionnel qui est un: quartier très prisé ; Hongdae, le quartier « jeune », cheap et très arty ; La rivière Cheongyecheon aménagée en plein coeur de la ville ; Hanok Village avec des habitations anciennes magnifiques, aux toits et aux portails uniques. C’est aussi Kangnam, le Palais Gyeongbokgung, Lotte World, LE parc d’attraction coréen ou encore Myeondong le quartier le plus effervescent et le plus fashion aux rues étroites et musicales.

 

Colombo (Sri Lanka)

Les magnifiques plages et les eaux turquoises du Sri Lanka offrent à la fois des spots de surf et des sites d’écotourisme en pleine jungle qui attirent de plus en plus de touristes. Ce petit pays déploie de véritables trésors avec ses cités anciennes, ses plages sablonneuses, ses danses magnifiques, ses processions d’éléphants… Un pays pour lequel s’est épris, à l’époque, Marco Polo du fait de son enchantement, de son splendide environnement et de sa richesse culturelle. Comparé à l’Inde voisine, le Sri Lanka se visite très facilement grâce à des distances courtes et bien desservies par les transports locaux lents mais très bon marché.

 

Nicaragua

C’est le nouveau joyau du tourisme en Amérique centrale bien que trop souvent sous-estimé. Pourtant la beauté naturelle de ses lacs, de ses 19 volcans et de ses forêts tropicales, lui permet de rivaliser sans complexe avec ses voisins. C’est aussi le charme de villes comme Granada et Managua qui offrent un regard unique sur la culture d’une Amérique centrale en pleine effervescence. Depuis fin 2014 a d’ailleurs commencé le creusement du prochain plus grand canal du monde placé sous un financement principalement chinois évalué à près de 50 milliards de dollars.

 

Okinawa (Japon)

Cet archipel est souvent cité comme le «Hawaii japonais» avec une température moyenne de 23°C, des plages magnifiques avec une eau turquoise qui sont dédiées au farniente et à la plongée. Situé à l’extrême sud-ouest du Japon, Okinawa est un ensemble d’îles annexées au pays du Soleil Levant à la fin du XVIIIe siècle dont l’île principale Okinawa-Honto s’étale sur 1.200 km² et accueille plus d’un million d’habitants. Les Okinawaïens sont connus pour leur longévité et détiennent le record mondial du nombre de centenaires ainsi que la plus grande espérance de vie.

 

Pays Baltes

Le trio Baltes comprend l’Estonie avec sa capitale Tallinn qui est l’une des plus belles cités médiévales d’Europe, la Lettonie et sa capitale Riga riche d’édifices Art Déco, ainsi que la Lituanie avec sa capitale Vilnius qui est le centre historique de la culture Balte avec des joyaux baroques. Pour TripAdvisor, ce sont ces 3 destinations qui ont suscité le plus d’intérêt ces 3 dernières années. Souvent méconnus et surprenants, les pays baltes se situent sur la route de l’Ambre. Pour le voyageur français, il n’est pas nécessaire de disposer d’un visa mais seulement d’une assurance-voyage pour les séjours de moins de 3 mois.

 

Les Balkans

Ce sont principalement les stations balnéaires de cette région du Sud-Est de l’Europe notamment la Croatie, la Bosnie-Herzégovine et le Monténégro qui profitent d’une hausse touristique importante. La Bosnie-Herzégovine est un pays magnifique pour les amateurs d’une nature encore sauvage et préservée. Avec Sarajevo pour porte d’entrée de l’actuelle Bosnie-Herzégovine, du royaume du Monténégro et de la Croatie, c’est la découverte d’une rive à l’autre, d’un quartier et d’un palais à l’autre, des splendeurs du patrimoine ottoman, des fastes austro-hongrois ou encore des fondations romaines.

 

Ile de la Réunion

Ce département français d’Outre-Mer est classé 7e au niveau mondial par Skyscanner, site de recherche de voyages, en le classant parmi les endroits les plus attirants et les plus dynamiques en matière de tourisme. Loin des clichés paradisiaques des autres îles de l’Océan Indien (Maurice Seychelles…), la Réunion est un territoire d’une beauté abrupte, destiné à combler les randonneurs plutôt que les adeptes du farniente avec ses volcans, falaises, cascades échevelées et sa jungle verdoyante. C’est aussi des villages perdus entre des crêtes étroites et des paysages lunaires à découvrir tout au long des sentiers de randonnée.

 

Top 10 des destinations les plus en vogue en 2015

1. Myanmar (Asie)
2. Mykonos (Grèce)
3 Islande
4. Brésil
5. Panama
6. Nouvelle Calédonie
7. Seoul (Corée du Sud)
8. Colombo (Sri Lanka)
9. Nicaragua
10. Okinawa (Japon)
Source : Skyscanner

 

Iles Canaries

L’archipel espagnol est « Le pays de l’éternel printemps » avec un climat où il fait bon vivre toute l’année. A la hauteur du sud marocain, les Iles Canaries se scindent en 2 îles avec Grand Canaries qui dispose de villages coloniaux authentiques et Lanzarote qui est une île volcanique incroyable complètement agencée dans le respect de la nature.

 

Maroc

C’est le pays du Maghreb qui tire le mieux son épingle du jeu avec des villes attractives et animées comme Marrakech, Agadir ou encore Essaouira. C’est aussi le Sud marocain avec ses villes authentiques, ses pistes qui sont de véritables terrain de jeu pour 4×4, ses dunes et ses dromadaires mais aussi les plages sur l’Atlantique ou encore les reliefs enneigés de l’Atlas culminant à plus de 3000 mètres de hauteur que l’on voit de Marrakech. Un pays relativement facile d’accès et bien sécurisé dans les villes qui offrent de bonnes conditions d’hébergement et de vie sur place à faible coût.

 

Bolivie

Deux villes attirent de plus en plus les voyageurs en Bolivie selon Jean-Noël Darde, auteur du guide Où et quand partir en 2015 : « Il y a d’abord Sucre, l’ancienne capitale de la Bolivie. Et Potosi, cité connue pour ses mines et ses églises baroques absolument superbes. Autre paysage magnifique, celui du Salar d’Uyuni, le plus grand désert de sel au monde. Il faut y aller vite parce qu’on peut imaginer que d’ici quelques années il va se transformer. L’intérêt du lieu, ce sont aussi ses îles ornées de cactus ».

 

Singapour

Cette jeune République de 700 km² à la fois ville-Etat est en pleine réussite économique et mute à vue d’œil. Très loin de la caricature d’une ville portuaire grise (port le plus grand du monde) ou avec une concentration de buildings d’affaires sans âme, Singapour est au contraire un endroit où il fait bon vivre avec l’omniprésence d’espaces verts, une ébullition culturelle, ainsi qu’une place importante accordée à la mode et à l’art dans le monde. Elle fait partie des 4 dragons d’Asie avec Hong Kong, Taïwan et la Corée du Sud.

 

Belgique

Enfin la Belgique espère bien déplacer les foules à Mons qui est devenue pour toute l’année 2015 la capitale européenne branchée de la culture.

Le voyage comme signe d’ouverture à l’autre

Les nombreux avantages à voyager

Que l’on soit jeune ou âgé, en activité ou en retraite, tout le monde aime voyager pour changer d’air, profiter de la vie, découvrir de nouveaux pays et de nouvelles cultures ou encore s’imprégner d’ambiances inhabituelles, de pratiques perçues comme surprenantes. C’est aussi activer son imaginaire en décidant de partir à l’aventure dans des pays exotiques, lointains. Il est vrai que le voyage comporte de nombreux avantages sur le plan mental, psychologique, émotionnel mais aussi matériel de nature à satisfaire la plupart des besoins humains. Que ce soit pour un court séjour, un week-end avec le CE ou passer ses vacances, l’objectif est de se déconnecter des routines de la vie quotidienne, du stress professionnel, de ses responsabilités habituelles, en s’offrant quelques jours ou semaines de détente. Dans le cas des voyages professionnels ou en tant qu’expatrié(e) les motivations sont naturellement tout autre mais se retrouvent aussi quelque part dans le bénéfice certain qu’apporte le changement d’air en allant vivre autrement. Il en est exactement de même pour ceux qui ont fait le choix de construire une partie de leur vie personnelle, en couple ou en famille, en voyageant par route (camping-car), par mer (navigation) ou par air (découverte des pays lointains).

Si les voyages forment la jeunesse, ils forment aussi les actifs et les seniors. Il est clair que le voyage est très utile d’un point de vue psychologique en contribuant à enrichir sa connaissance du monde, à relativiser les modes de vie nationaux, à s’abstraire des habitudes quotidiennes, à refaire le plein d’énergie, à se ressourcer ou encore faire le point sur sa vie. Le fait de changer d’horizon permet ensuite de reprendre ses activités avec plus de calme intérieur, de sérénité, de motivation au travail, gonflé de sensations et d’émotions nouvelles. Si le séjour à l’étranger permet de passer des moments agréables, il produit aussi des souvenirs qui structurent l’avancée dans l’âge. Le partage de bons moments crée également une adhésion renforcée avec les amis, les rencontres ou les relations professionnelles en redevenant soi-même. C’est le grand avantage du voyage que d’augmenter sa capacité d’adaptation et son ouverture aux autres avec beaucoup plus de tolérance et de solidarité. Un autre grand apport chez les personnes qui voyagent souvent c’est que ceux-ci deviennent beaucoup plus adeptes du changement que ceux qui voyagent très peu ou pas du tout.

 

Villes et nations jugées les plus romantiques

CAPITALES
1. Paris
2. Londres
3. New York
4. Sydney
5. Rome

PAYS
1. Espagne
2. Argentine
3. Italie
4. France
5. Brésil
Source : Kaplan

 

Voyager, c’est tout bon !

Voyager, c’est aussi découvrir des endroits insolites, des paysages d’une beauté souvent incroyable, des lieux mythiques ou encore pratiquer des activités que l’on n’aurait peut-être pas eu l’occasion de connaître. De nombreuses études scientifiques ont d’ailleurs démontré que voyager ou prendre des vacances est bon pour la santé mais aussi pour la carrière, l’amour et les études. Il existe également d’autres avantages notables :

 

Se découvrir soi-même

Dans la vie quotidienne chacun est devenu prisonnier de ses routines en ayant souvent le même type de comportement face aux habitudes alimentaires, de travail, de déplacement… Le voyage permet, au contraire, de sortir des routines installées en vue de faire face à de nouvelles situations de vie. Il oblige alors à puiser dans nos ressources profondes et nous mettre face à nous-mêmes et à nos limites. Il nécessite de se dépasser en découvrant en soi des talents de communication, de débrouille, de courage, d’organisation, d’orientation, souvent insoupçonnés.

Apprendre à se passer du superflu

La nécessité de bien gérer son budget et de se contenter du strict nécessaire permet de faire des économies concrètes. Tout voyageur se rend vite compte qu’il peut se passer de beaucoup de choses inutiles ou accessoires encombrant sa vie courante. D’une certaine manière voyager remet les idées en place et assainit le budget.

 

Santé & hygiène de vie

Avantages des voyages sur la santé
Liste des 5 principaux apports sur la santé :

  • Meilleur sommeil
  • Niveau d’hormones de stress plus bas
  • Tension artérielle plus basse
  • Système immunitaire plus fort
  • Espérance de vie allongée

5 pays ayant la meilleure hygiène de vie

1. Singapour
2. Italie
3. Australie
4. Suisse
5. Japon
Source : Kaplan

Vivre positivement des expériences fortes

Le voyage est toujours synonyme d’expériences nouvelles ce qui a pour effet de renforcer le mental en devant supporter de nombreuses conditions de vie ou situations inhabituelles. C’est aussi remettre le compteur à zéro dans ses anxiétés et problèmes en pratiquant de nouvelles activités, en maîtrisant ses peurs le plus souvent imaginées avant d’être vécues en s’obligeant à vivre en harmonie et de manière plus directe et simple avec les populations locales. C’est aussi l’occasion de se lancer de nouveaux défis personnels dans la découverte des habitudes alimentaires, dans l’approvisionnement des produits courants, dans les modes de transport mais aussi avec l’administration et la sécurité.

 

Se redonner de la confiance en soi

Le voyage dans la durée ou la fréquence de séjours à l’étranger permet d’aller de l’avant, de se frotter aux réalités vécues par les autres, d’expérimenter de nouvelles pratiques, accélérant de plusieurs années le niveau de ses expériences par rapport à celui ou à celle qui ne voyage pas. Cela positive la mentalité et amplifie la maturité, ainsi que la prise de distance avec les petits problèmes de la vie courante en créant une plus forte assurance en soi par le fait d’avoir vécu autre chose de différent et/ou de plus fort. En sortant d’un quotidien souvent monotone, habitudinaire, stressant dans son lieu de vie habituel, le voyageur se découvre de nouvelles valeurs, perspectives et centres d’intérêts plus majeurs et plus sains, favorisant ainsi un nouveau mode de pensée.

 

S’ouvrir davantage aux autres

La rencontre avec des gens différents souvent plus naturels, plus accessibles, plus souriants, plus spontanés dans l’échange, nous fait comprendre combien l’égoïsme, les attitudes de nantis, les rapports distants sont grands dans nos usages courants. Les vraies leçons de vie proviennent souvent de gens humbles et pauvres qui donnent volontiers de leur temps, de leur repas, de leur amitié. Cela favorise de nouveaux types de relations plus directs, plus riches, plus authentiques.

 

Se créer un patrimoine de souvenirs heureux

Le voyage permet assurément de se créer de nombreux souvenirs dont la plupart sont positifs et agréables à se remémorer. Même en cas de galère vécue, la mémoire n’en conserve avec le temps que le principal ce qui apporte un complément d’originalité aux situations vécues. Alors que la plupart de nos journées quotidiennes sont vite oubliées et ne laissent finalement aucune trace décisive, les souvenirs de voyage donnent du relief et épicent la nostalgie du passé.

 

Avoir l’envie de repartir de nouveau

Voyager, c’est aussi nourrir l’envie de repartir, vivre encore de nouvelles découvertes et aventures encore plus fortes ou différentes. L’appel du voyage est un besoin fort qui alimente la motivation à envisager de nouveaux projets, à s’intéresser à d’autres destinations et lieux inhabituels, sachant que le monde en regorge partout pour qui a assez de curiosité et d’énergie pour les découvrir.

 

Apprendre ou parfaire une langue étrangère

Quoi de mieux que de séjourner dans un pays étranger pour s’immerger dans la langue du pays. Cela oblige à la pratiquer en situation réelle gagnant ainsi beaucoup de temps dans l’apprentissage surtout au niveau de la compréhension qui est la plus longue à acquérir. Parler une autre langue, c’est aussi prendre conscience que l’on est tous à égalité dans l’échange relativisant ainsi l’importance culturelle de sa langue maternelle, tout en redonnant de l’importance et de l’intérêt aux gens rencontrés même pour des échanges simples et basiques.

 

Les avantages à voyager

Parmi les 5 grands avantages qu’apporte le fait de voyager régulièrement il y a lieu de citer, selon un sondage réalisé par Kaplan International Colleges, les effets positifs obtenus sur l’ouverture d’esprit, la communication, l’organisation, l’adaptation et le travail d’équipe. Le voyage est aussi bon dans les domaines suivants :

 

Bon pour la carrière

91% des employeurs reconnaissent les avantages à étudier à l’étranger
83% des femmes qui travaillent à l’étranger pensent que ce choix aidera leur carrière
73% des professionnels du recrutement valorisent les années de césure

 

Bon pour les études

86% des étudiants interrogés estiment que voyager est un élément majeur de leur éducation
67% des étudiants interrogés ayant appris une langue en immersion la parlent toujours régulièrement
66% des étudiants qui voyagent à l’étranger obtiennent de meilleurs diplômes

 

Bon pour la santé

75% des cadres estiment que les voyages préviennent le surmenage
50% Un congé annuel peut réduire de moitié le risque de crise cardiaque
+1 Les personnes voyageant fréquemment estiment être en meilleure santé

 

Bon pour l’amour

83% des couples interrogés pensent que leur relation est toujours romantique grâce aux voyages
58% des personnes interrogées indiquent avoir déjà vécu une idylle pendant des vacances
50% des personnes interrogées se sentent reconnectées avec leur famille après avoir voyagé
Source : Kaplan

 

Élargir sa vision du monde et de la vie

Voyager, c’est enfin se rendre compte que la plupart des gens partagent finalement tous les mêmes valeurs fondamentales et les mêmes buts dans la vie. Globalement, il n’y a pas de si grandes différences dans le comportement et l’état d’esprit des gens partout dans le monde ce qui nourrit la tolérance envers les us et coutumes et ce, d’autant plus, que les usages et pratiques locales sont sources de nombreuses anecdotes et singularités.

 

Vivre moins cher

Contrairement à la croyance qui dit que le voyage coûte cher, hormis le coût obligatoire du transport et éventuellement dans le choix d’hébergements luxueux ou européanisés, de nombreux pays en Afrique, Asie, Amérique du Sud, Proche et Moyen-Orient, ont un niveau de vie inférieur à la plupart des pays occidentaux. Voyager par cher est tout à fait possible sans pour autant craindre pour sa sécurité, son confort ou son hygiène. De multiples adresses low-cost et astuces sont disponibles dans tous les guides spécialisés ainsi que sur l’Internet. Même pour les séjours plus longs, il existe de nombreuses façons alternatives de voyager avec un budget serré. C’est en fait le manque d’information qui donne l’impression que les voyages sont chers.

La communication par l’évènement

L’évènement corporate en perdition

Avec la crise et les restrictions budgétaires beaucoup d’entreprises ont réduit leurs actions de communication événementielle. De ce fait, le métier des agences-conseil est amené à évoluer en sortant de l’offre traditionnelle fournie clé en main sur la base d’un catalogue, pour tenir compte dorénavant du retour sur investissement souhaité par les entreprises. Ce changement dans la démarche oblige à prendre en compte, à la source même de la mise en place de l’organisation, l’avis des publics cibles concernés (personnel, consommateur, client) afin de mieux satisfaire leurs attentes, leurs souhaits, leur état d’esprit. La collaboration du public cible pour l’élaboration du projet événementiel devient un principe de base et cela, d’autant plus, que «Les entreprises ont face à elles des adultes jeunes ou moins jeunes qui sont globalement sceptiques voire parfois cyniques mais qui savent surtout aujourd’hui parfaitement décoder les messages et les images qui leur sont proposées». Selon Philippe Graziani, dirigeant-fondateur de la l’agence Effikas, l’objectif de la communication événementielle est dorénavant de «Séduire ces publics par un dispositif qui leur permet de vivre une expérience ludique, enrichissante, à haute valeur ajoutée, par un dispositif auquel ils peuvent eux-mêmes apporter du contenu et collaborer». En fait, la participation et la collaboration des publics cibles est devenue un incontournable sans quoi l’événement ne peut atteindre son objectif final. Il s’agit d’adapter les techniques de communication digitales à des fins de conditions optimales de participation et «Aux codes business afin de démultiplier le message, provoquer la curiosité, partager les connaissances et les expériences.»

 

Définition de la communication évènementielle

La communication événementielle repose sur une série de techniques marketing permettant la création d’un événement dynamique ayant pour vocation la captation d’un public cible mais aussi, parallèlement, la promotion d’un produit, d’une marque, d’une enseigne et/ou de l’image de marque, dans un cadre de médiatisation optimisée. Par principe, la communication événementielle se distingue par sa brièveté dans le temps au travers d’une mise en scène singulière conférant à l’évènement un caractère d’exception. L’objectif consiste précisément à focaliser l’intérêt d’un public cible et des médias en les faisant participer à l’événement proprement dit.

 

Les objectifs de l’événementiel

Alors que l’événementiel corporate est en perdition, hors secteur du luxe, se font jour dorénavant des dispositifs événementiels dits multimodaux destinés à donner du sens aux messages aussi bien avant, pendant qu’après l’événement, tout en garantissant la plus large diffusion. Organiser un évènement (inauguration, conférence, anniversaire, fête du personnel…) suppose un maximum de maîtrise avec des moyens et des objectifs clairement définis réduisant au minimum la part laissée au hasard. Selon Olivier Moch, consultant, il est obligatoire avant d’envisager un «events» de définir d’abord les objectifs poursuivis qui sont selon les cas :
– Informer le grand public
– Echanger des connaissances
– Partager des expériences
– Créer des contacts avec des prospects, clients ou partenaires
– Favoriser le réseautage
– Affirmer une politique ou une stratégie
– Se positionner dans un secteur
– Améliorer son image de marque
– Recruter ou de former du personnel
– Motiver ou remercier le personnel
– Favoriser un esprit d’équipe

 

Vidéoprojecteur dans une salle de séminaire( dossier évènements d'entreprises).© Aerogondo - Fotolia

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En cela, il ne faut pas confondre le motif de l’évènement et ses objectifs. Le motif est l’occasion qui donne naissance à l’événement alors que l’objectif est la raison pour laquelle on organise un événement à cette occasion. Par exemple, dans le cas d’une entreprise qui fête son 25e anniversaire, le motif sera l’anniversaire et le double objectif celui de remercier le personnel qui fait tourner l’entreprise depuis 25 ans et faire savoir au grand public et à ses partenaires que l’entreprise tourne bien et qu’elle assure un développement sûr et pérenne. Lorsque les objectifs sont clairement posés, il faut ensuite définir avec précision le public cible à qui s’adresse l’événement (le grand public, un secteur professionnel précis, des clients, le personnel de l’entreprise dans son entièreté, les cadres de l’entreprise…). Il faut alors que l’organisateur puisse répondre clairement aux questions suivantes :

 

  • Quelles sont les attentes du commanditaire de l’événement par rapport au public cible : l’amuser, le remercier, le mettre en valeur, le séduire…
  • Quelles sont les attentes du public cible par rapport à l’événement : être mis en valeur, s’amuser…
  • Quel est l’intérêt du public à participer à l’événement : intérêt commercial, réseautage, prestige, qualité du programme proposé…
  •  Qu’est-ce qui peut inciter le public cible à ne pas y participer : accessibilité difficile, agenda, qualité du programme proposé…

C’est lorsque les objectifs sont clairement définis et que les attentes et préférences du public sont bien cernées que l’organisation peut se mettre en place. La solution la plus facile consiste à sous-traiter l’organisation à une société spécialisée dans l’événementiel qui va prendre en charge la gestion entière de l’événement entraînant souvent un coût important. L’autre alternative moins onéreuse consiste à organiser soi-même l’événement avec un groupe de travail mobilisé sur le projet. Dans ce cas, le groupe doit s’articuler autour d’un coordinateur ou chef de projet qui encadre l’événement et assure l’interface avec la direction ainsi que d’un créatif sollicité pour apporter le concept et les grandes idées de mise en place. A cela doit s’ajouter un organisateur terrain ayant l’expérience de l’événementiel qui soit capable d’agencer le contenu du programme et définir les différentes tâches des exécutants. Selon Olivier Moch, «Ce groupe de travail a pour mission de construire l’événement, de le livrer « clé sur porte » et doit définir» :

  • Les intervenants, c’est-à-dire ceux qui vont prendre la parole depuis le mot de bienvenue aux différentes interventions en cas de conférences ou de colloques ;
  •  La date de l’événement en fonction de l’agenda des intervenants et du public cible mais aussi des réalités du calendrier (disponibilité de la salle, périodes de congés et vacances scolaires…) ;
  • Le lieu de l’événement en fonction de la facilité d’accès, la capacité d’absorption de la salle, la disposition de l’espace, l’équipement disponible (cuisine si besoin, parking, matériel de projection…), la possibilité d’hébergement à proximité et naturellement le prix global acceptable et les différentes obligations liées au lieu (droit de bouchon, fournisseurs obligatoires…) ;
  • Le programme de l’événement depuis l’accueil des participants et des intervenants jusqu’au timing en passant par le thème de l’événement, les activités prévues (spectacles, conférences, animations diverses,…) ;
  • Le timing précis de l’événement sachant que rien n’est plus exaspérant qu’un événement qui se prolonge trop du fait des longueurs de prise de parole de certains intervenants ;
  • Le catering de l’événement qui comprend la formule de repas ou buffet, le cocktail, les boissons, la pause-café, ainsi que le personnel de service ;
  • La logistique de l’événement depuis la réalisation des invitations et leur envoi jusqu’au rangement de la salle en passant par la gestion des participants (inscriptions), les badges nominatifs, la signalétique, le bon fonctionnement du matériel audiovisuel, le mobilier nécessaire au bon déroulement de l’événement, la promotion et la communication (affiches, flyers, campagne de pub,…), les documents remis aux participants (surtout dans le cas de colloques ou de conférences), les gadgets offerts, l’aménagement de la salle, les vestiaires…
  •  La prévision des risques possibles du fait du mauvais fonctionnement des équipements, de la non venue d’intervenants ou pour cause de mauvaise météo (éviter un évènement en hiver à cause de la neige) en prévoyant des solutions de rechange. Dans tous les cas il est vivement recommandé de ne pas s’énerver, d’accepter la situation, de l’analyser rapidement et voir s’il y a un moyen simple d’apporter une solution. Il est souvent inutile de vouloir solutionner un problème mineur qui risque de s’amplifier avec une solution de secours inadaptée et décidée dans la précipitation.

 

Règles d’or pour l’organisation d’un évènement

  • Prévoir l’événement plusieurs mois à l’avance
  • Répartir l’organisation sur la longueur, ne pas attendre le dernier moment
  • Définir la date, le lieu et les intervenants au plus tôt
  • Mettre en place une équipe multidisciplinaire
  • Définir le(s) rôle(s) de chacun dans l’organisation
  • Répéter les briefings si nécessaire
  • Fournir une feuille de route à chacun
  • Créer un organigramme permettant à chacun de se situer
  • Définir un budget précis et adapté à l’événement
  • Prévoir un catering de qualité
  • Réaliser une invitation et une promotion de qualité
  • Adresser les invitations au moins 3 semaines à l’avance et faire un rappel 7 à 10 jour avant l’événement
  • Penser aux autorisations et aux assurances nécessaires
  • Après l’événement, débriefer, évaluer l’organisation et mettre en exergue ce qui a bien ou mal fonctionné
  • Prévoir une fiche d’évaluation pour les participants.

 

Organiser un évènement dans l’espace public

Que l’on soit une entreprise, un regroupement de commerces, une association ou un groupe d’étudiants, nombreuses sont les occasions pour organiser un évènement dans l’espace public de manière unique ou saisonnière. La préparation d’une manifestation à vocation festive ou artistique dans la rue ou un lieu public suppose de se poser préalablement de nombreuses questions dans l’écriture du projet. Pour aider l’organisateur, il existe Le Guide des bons usages pour organiser un événement artistique dans l’espace public disponible sur l’Internet.

Liste des principales questions à se poser en fonction des postes décisifs à prévoir pour l’organisation d’un évènement dans l’espace public :

 

Questions artistiques

  • Relation entre la proposition artistique et l’environnement urbain et naturel du site choisi
  • Place des artistes (scène et coulisses)
  • Environnement humain concernant le lien avec les artistes
  • Présence du public (salle, entrée, sorties)
  • Scénographie de l’œuvre
  • Habitants, usagers, commerçants, agents des services publics
  • Intégration culturelle avec les manifestations habituelles : marchés, foires, rassemblements, vie religieuse

 

Questions temporelles

  • Comment transformer le projet en aventure collective susceptible de marquer l’histoire même du quartier
  • Durée des représentations
  • Lien avec les associations locales et les habitants
  • Prêt d’un lieu permettant d’héberger les artistes et faire circuler les artistes ou participants
  • Figuration locale bénévole dans le spectacle
  • Fabrication sur place d’éléments du décor
  • Prévision des aléas météorologiques, vent dominant, position du soleil

 

Questions techniques

  • Repérage des lieux, choix précis de l’emplacement
  • Circulation du public, accessibilité des lieux
  • Nombre maximal de personnes admissibles
  • Accès à l’électricité, à l’eau
  • Mobilier urbain, objets accueillants (sièges…), contraignants (barrières…) ou plus neutres (protection des arbres, éclairage urbain…).
  • Signalisation routière et signalétique d’information sur la voirie (bornes, potelets…)
  • Mobilier publicitaire, affichage
  • Temps de montage/démontage
  • Conditions de circulation

 

Questions financières

  • Budget prévisionnel de l’évènement
  • Accès libre ou payant
  • Sponsors, annonceurs, subventions possibles
  • Sécurisation des recettes

 

Questions administratives

  • Demandes d’autorisations adressées entre 6 semaines et 5 mois avant l’évènement auprès du gestionnaire de l’espace public (mairie, Etat, office public HLM, établissement scolaire, Conseil général ou régional, ministre de la paroisse…)
  • Dossier synthétique du contenu artistique comprenant la date et le lieu, fréquentation du public, installation et infrastructures prévues, renseignements sur l’organisateur…
  • Dossier de sécurité, commission de sécurité
  • Contact direct avec les services de la mairie, le maire
  • Accord de la préfecture
  • Convention d’occupation des lieux, état des lieux
  • Secours (SAMU), pompiers, police, gendarmerie, Croix-Rouge, Protection civile
  • Transports publics

 

Questions règlementaires

  • Entrée, répartition et évacuation du public en bon ordre
  • Accès prioritaires pour les services de secours
  • Toilettes fixes ou mobiles, points d’eau
  • Accès aux personnes à mobilité réduite
  • Espaces de restauration, repos
  • Vente de boissons non alcoolisées et/ou alcoolisées
  • Assurance responsabilité civile et dommages couvrant les dégâts matériels et physiques
  • Assurance «tout risque matériel » couvrant le matériel de valeur
  • Sécurité incendie avec des extincteurs et des personnes formées à leur utilisation
  • Protection de l’environnement et du niveau sonore maximal (105 dBA)
  • Nettoyage après l’évènement

 

Didier Reuter

 

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