Partir en voyage d’affaires est loin d’être de tout repos. Il faut tout préparer, bien s’organiser et s’assurer de rien n’avoir oublié. Le voyage d’affaires ne laisse pas place à l’improvisation ! Alors, voici quelques conseils pour vous aider à bien préparer son voyage d’affaires et être sûr de ne rien oublier d’important !
Se munir de tous les documents administratifs nécessaires
S’il y a bien une chose à ne pas oublier avant de partir en voyage d’affaires, c’est bien le passeport ! Assurez-vous qu’il est encore valable, car refaire une demande vous demandera des délais supplémentaires. En plus, certaines destinations demandent que le passeport soit valide 6 mois après le retour. Faites donc bien attention à ça.
Après vérification du passeport, renseignez-vous sur la destination et ses formalités. Avez-vous besoin d’un VISA pour vous y rendre ? Gratuit ou pays, délivrance à l’arrivée ou en amont, les pays suivent leurs propres règles donc il est important de bien se renseigner à ce sujet.
Notre conseil : n’hésitez pas à garder sur vous des copies de vos documents d’identité (passeport, visa, carte d’identité) en cas de perte ou de vol.
La santé
Avant de partir en déplacement professionnel à l’étranger, assurez-vous d’être à jour dans vos vaccins : obligatoires comme ceux spécifiques au pays dans lequel vous allez.
Si vous suivez un traitement, prenez avec vous votre ordonnance. Elle peut vous être utile en cas de perte ou d’oubli de votre traitement.
Si vous restez en Europe, n’oubliez pas de vous munir de votre Carte Européenne d’Assurance Maladie. Elle couvrira vos frais médicaux en cas de souci. Dans le cas où vous voyagez en dehors de l’Europe, vous devez souscrire une assurance d’assistance maladie et de rapatriement.
Enfin, pour voyager en toute sécurité, n’oubliez pas de prendre avec vous une petite trousse de premiers soins : pansement, crème, analgésique et autres peuvent être utiles.
La valise
Préparer un voyage d’affaires est loin d’être équivalent à préparer ses vacances. Alors, pour cela, posez-vous bien la question du type de valise à prendre. Afin de gagner du temps aux contrôles d’aéroports, nous vous conseillons de ne prendre avec vous qu’une valise cabine. Cela vous permettra en plus, d’être apte à vous déplacer plus rapidement qu’avec une grosse valise en soute.
De plus, au moment de faire votre valise, jetez un œil aux prévisions météo sur place et prévoyez des tenues en conséquence. Gardez en mémoire qu’il faut également prévoir des tenues selon les événements, la mission professionnelle sur place, les types de rendez-vous qui vous attendent etc.
Moyens de paiement sur place
Lorsqu’on voyage en dehors de l’Europe ou dans certains pays européens, la devise sur place peut ne pas être la même que celle de votre pays.
La première chose à faire est donc d’avoir une carte de paiement internationale afin de pouvoir payer sur place sans aucun souci et souvent, sans frais. Vérifiez également que votre carte corporate est internationale.
Avant de partir en voyage d’affaires, prévoyez également de passer dans un bureau de change, afin d’avoir du liquide sur vous ; c’est toujours très utile.
Notre conseil : pour être sûrs de ne perdre aucun justificatif professionnel (frais de déplacement, réservations, restaurant, taxi, hôtel…), amenez avec vous une enveloppe dans laquelle tout ranger.
Téléphonie et communication sur place
Bien souvent, ce qui rime avec déplacements professionnels c’est pays étranger. Et parfois, notre forfait téléphonique n’est pas compatible avec celui de notre destination.
Alors, pour éviter tout désagrément, prévoyez un forfait mobile pour appeler à l’étranger et acheter une carte SIM spécifique au pays. Si possible, privilégiez un forfait avec accès à internet pour communiquer en toute tranquillité et simplicité !
Aussi, n’oubliez surtout pas d’emporter avec vous, lors de vos voyages d’affaires, un adaptateur électrique pour votre téléphone et votre ordinateur portable. Cela vous évitera des dépenses inutiles sur place et surtout des pannes de batterie en pleine présentation !
